PPT2007演示文稿快速转换Word2007文档

为了在厂里召开的总结会上出彩，她下决心在PPT图表中增加些看点。

于是找到了厂信息中心的张主任，学会了 PowerPoint 2007美化图表 的新招。

销量增长更生动 以往小张制作的都是静止 柱形图 ，体现不出每季度产品销售额变化的动感。

现在好了，她只需按常规方法制作好图1的图表。

打开“动画”选项卡中的“ 动画 ”列表，选择“飞入”、“擦除”或“淡出”下的“按系列中的元素”。

之后播放这个图表，首先显示图表 背景 动画，单击鼠标显示类别1“系列1”的柱形动画，再次单击显示类别2该产品的图形动画，依此类推直至全部显示完毕，销售额逐季度增长的态势非常直观。

图1常规方法制作的图表 “动画”列表只提供了三种动画，小张想去掉图表背景动画，或者自动播放某产品的类别的销售额柱形动画，就按照以下方法进行自定义：按下“动画”选项卡中的“自定义动画”按钮，选中“图表x：背景”(x是编号)，单击“删除”按钮即可：设置“图表x：系列1.1”等柱形动画的方法是：首先选中任务窗格里的“图表x：系列1.1”，单击任务窗格“更改进入”子菜单下的“其他效果”，选择一种动画效果。

重复操作，可以为图1中的各个柱形设置不同动画；如果图表的某个柱形需要自动播放，将其选中，打开“开始”下拉列表选择“之后”；另外，打开图2中的“方向”和“速度”下拉列表，还可以为柱形选择动画开始方向和速度。

图2自定义动画 点一点图表变脸 PowerPoint2007图表默认不显示数据，为了让领导看到图表每个柱形对应的销售额。

小张考虑在柱形上方或图表下方放置数据：打开“图标工具”中的“设计”选项卡，单击“ 图表布局 ”区域右下角的按钮，在如图3中选择布局2、4或5就可以了。

修改图表布局不会影响已经设置的动画。

图图表布局 重点元素有个性 PowerPoint 2007内置的“ 图表样式 ”不少，可是图1中对应“系列1”的几个柱形却相同，如何让销售额最高的类别4柱形与众不同呢?小下首先单击选中表示“系列1”销售额的所有柱形，然后单击对应类别4“系列1”销售额的柱形，即可取消选中其他柱形保留当前柱形。

接着打开“格式”选项卡，单击“形状样式”区域右下角的按钮，就可以在列表中设置柱形样式了。

重复上述操作，表示“系列1”的几个柱形可以设置不同样式。

漂亮的销售额加上精心美化的图表，小张的总结受到了领导和同事的一致好评。

之后她把上述美化方法应用到其他图表，为销售部的管理和销售工作增色不少。

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但是，什么是演示文稿中最需要重视的部分？毫无疑问，演示文稿的画面是很重要的，不然微软公司也不会挖空心思地把PPT这个工具做得这么强大——谁都不愿意看到只是一堆乏味文字的演示文稿。

在PPT2007面世之前，很多朋友使用“PowerPoint实用图库”之类的材库美化演示文稿，尽量想使文稿看上去更专业、更漂亮。

但是这往往带来了过犹不及的问题，我们看到很多朋友做出来的演示文稿非常炫，五彩缤纷还带有各种特效，包括嗖嗖的切换音效和飘动的彩旗。

实际上，除非你是正在给客户展示PPT2007的超酷特性，不然这种方式只会起到一个作用：把听众的注意力吸引到正在投影的那块白板上而不是正在向他们竭尽全力演讲的你的身上。

那么什么是重要的，是足够的信息吗？也有很多朋友会在一张演示文稿中输入大段的文字或者表格数字，如图所示。

图大段的文字 如果每一张幻灯片都像这样有大量的文字，那么听众会不会有审美疲劳？前排的听众忙于读文字，而后排的听众往往陷于看不清文字的境地。

不幸的是，许多演讲者害怕遗漏什么重要内容没有充分想听众展示，而更加地往演示文稿中添加内容。

如果演讲者的演示文稿只是为了让用户从阅读中得到快乐而忽略演讲者讲的内容，那么如图1所示的那张幻灯片几乎就达到了目的。

但是听众面对这样的演讲很难产生兴趣。

那么究竟什么是“好”的演示文稿最重要的东西呢？简单的说，就是演讲者所真正希望表达出来的主题以及围绕主题而需要表达的内容。

演讲者必须对自己真正要展示给听众的核心内容了然于胸，可以玩一些文字上或者特效上的技巧，但是在演示文稿中的内容可能只是演讲者要表达的要点和骨架，“血肉”部分要在演讲的过程中去充分体现，任何演讲者自己都不确定或者不清楚的内容都一定要避免在演示文稿中黑纸白字地出现。

二、PPT2007文稿中的“要”与“不要” 幻灯片体现的是个人对事物的理解，但更重要的是，一份幻灯片是给别人看的，首先是要让别人看懂，其次是让别人感觉舒适，也就是让别人能够在没有抵触情绪的感觉中接受你所表达的内容。

做到这两点看起来容易，事实上你将要花费的力气会相当的大。

这里总结了一下，“好”的演讲不外乎取决于一下7个因素： ·对于要表述的内容的熟悉程度； ·对于Point的概括和总结能力； ·所要表述的内容； ·准备的时间； ·表达技巧； ·格调； ·PPT提供的表达能力。

重头戏大多落在PPT2007演示文稿之外。

当然一份漂亮、间接、明快、主题突出的演示文稿会给演讲者加分。

前5个因素不是本文的讨论范围，下面针对最后两个因素，提一些建议工大家参考，具体可归纳为PPT文稿的“要”与“不要”。

PowerPoint文稿的“要”，主要包括一下内容。

·多概括，就是采用简写，PowerPoint是Power演讲者的Point（观点），而不是Power整篇作文。

·在证明自己时适当运用数字会让人更加信服，比如看完“根据不同的调查显示，5%~8%的人有不同程度的色盲，其中红绿色盲为大多数。

因此，请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容”这段话后，就自然要考虑减少红色和绿色在演示文稿中的应用。

·在运用数字或者有对比的时考虑采用图表方式来表现。

PPT2007提供了傻瓜的专业级图表工具，漂亮的图表是每个人都容易接受的，不论对象是老板还是客户。

·颜色和主题背景是会“说话”的，在不同场合下要选择应景的颜色和主题背景，如果在做一个展现热情的演示中，选用了深蓝色的背景和主题，则是一件相当糟糕的事情。

·在第一张幻灯片上简要地给出演讲者的信息，“好的第一印象是成功的一半”。

·了解一些构图学的基本原则，好的构图可以将幻灯片中的文字、图形和图表合理地摆放，以优越的空间感和稳固的重心让幻灯片看上去更舒适。

PowerPoint文稿的“不要”，主要包括以下内容。

·不要过多地使用特技效果，关注点应该是演示的内容，《疯狂的石头》几乎没有什么特技但好评如潮，某些大片特技效果做足了，但是内容却苍白得连导演自己都不能够自圆其说怎么能满足观众挑剔的胃口？ ·每张幻灯片中段落中的文字除非万不得已，不要超过7行，每段话字数也不宜过多，这是“Magic Seven”原则所提倡的，这在大多数情况下都能发挥效果。

·不想讲或者不清楚的内容根本就不要放在演示文稿上或演示出来。

·除非对配色小有研究，不然尽可能利用PowerPoint自身提供的配色模板，不要在同一张幻灯片上给出超过7种颜色的图案和文字（大多数情况下两种就够了），减少或不使用对比太过强烈的颜色，比如大红大绿，这些颜色投影出来后会对观众的视觉产生不适的冲击，况且有的质量不好的投影仪会将绿色“吃掉”。

·避免出现听众可能不知道的缩写。

·字体不宜过小，在演示文稿上小于24pt的字体很可能会对后排的听众产生阅读障碍。

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