保护office文档的六种有效措施

OFFICE文档是我们办公中使用最普遍的文档格式之一，它里面存储内容一般都是涉及公司或个人的重要内容，在很多情况下是禁止别人修改或者查看的。

那么如何才能做到这一点呢?其实，合理运用OFFICE软件本身的一些设置即可较好的满足大家的要求。

下面我们就以Word 2003为例向大家介绍具体的做法。

一、设置保存密码

使用密码对文档进行保护，是一种最常用的做法。

密码保护一共分为两层，即打开权限密码和修改权限密码。

对文档设置密码一共有两个地方可以进行，操作都比较简单。

如果该文档是初次保存，那么我们就可以在打开“另存为”窗口设置保存位置和文件名时，单击“另存为”窗口右上角的“工具”按钮，在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令打开“安全性”窗口，在这里我们就可以分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”了，建议大家不要将这两个密码设为同一个内容

图1

如果文件初次保存时没有设置密码，那么也没关系，我们只需要打开“工具”菜单下的“选项”命令，将打开的“选项”窗口切换到“安全性”标签，在这里同样可以设置打开和修改权限密码。

对于拥有打开权限密码，那么在打开受保护的文档时，该文档是只读属性，如果对进行了修改，那么只能换名存盘，不会影响到原文档的内容;如果拥有修改权限密码，那么就表示对文档拥有了完全控制权。

图二

图三

二、防止文档属性暴露信息

即使我们对文档进行了加密，但是还不能保证肯定安全。

因为当我们在建立文档时如果先输入文档的内容，然后再保存时，那么就会在文档属性的“摘要”标签中显示一些个人信息。

对此，我们只需要在资源管理器中打开该文档的属性窗口，将其切换到“摘要”标签，然后将标题、主题、作者、备注等信息全部删除，或者填写一些无关紧要的内容。

其次，我们也可以直接在文档中打开“工具”菜单下的“选项”命令，然后在“安全性”标签中把“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项选中即可。

图四

三、保护文档

在Word 2003中还给我们提供了一个“保护文档”的实用工具，借助该工具就可以限制非法用户对文档格式和内容进行随意修改。

要启动文档保护，只需要打开该文档，然后单击“工具”菜单，选择其中的“保护文档”，这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”编辑区域。

在该区域一共分为三部分：其中第一部分“格式设置限制”主要是防止非法用户对文档的格式进行修改，对此我们只需要选中“限制对选定的样式设置格式”选项，然后单击“设置”按钮，在弹出的“格式设置限制”窗口中设置禁止用户修改的格式类型，例如字体、字号等格式;第二部分则是“编辑限制”，这可以防止别人随意修改文档的内容，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”，然后在下拉菜单中选择用户可以进行的操作，例如“批注”，这样就可以避免别人随意修改文档原来的内容，只能添加或修改批注的内容了。

图五

做好上面两项保护内容后，我们只需要单击第三部分中的“是，启动强制保护”按钮，这样即会弹出密码设置窗口，设置一个保护密码，这样在没有密码的前提下文档将处于保护状态。

如果要对文档进行修改，只需要再次打开“工具”菜单，选择“取消文档保护”命令，在弹出的窗口中输入预设的口令即可。

图六

四、防止别人偷窥

防止别人偷窥除了上面介绍的加密保护之外，我们还可以使用一些更加巧妙的方法。

因为加了密码，别人可以借助专业的破解工具来破解，而换一个思维进行加密有可能启到出其不意的效果。

打开“编辑”菜单，选择“全选”命令将文档全部选中，然后将其全部设为“白色”，这样由于文档背景色也是白色，别人打开看到的也只是空白一片，以为这只是一个空白文件。

当然，为了提高安全性，我们可以在文档中插入一些不相关的图片，这样偷窥者就不会因为文档体积的变化起疑心了。

当然，这种方法属于出其不意的操作，为了提高其操作的安全性，我们还可以在这个方法的基本上再做一些改动。

打开“工具”菜单，选择“宏”下的“录制新宏”，在打开的窗口中单击“将宏指定到”中的“键盘”按钮，将鼠标定在打开的窗口“请按新快捷键”中，按下键盘上一个指定的快捷键，例如Ctrl+1，再单击“指定”按钮将其添加到“当前快捷键”列表中，单击“关闭”按钮返回主窗口，把文档全部设为白色，做好后单击宏录制工具栏上的“停止录制”按钮。

图七

图八

这样别人若不知道我们设置的快捷键将无法成功修改文档的颜色，而我们自己要修改时，只需要在修改前按下设置的快捷键即可。

另外，为了提高安全性，建议大家取消文档中的段落标识。

其方法是打开“工具”菜单下的“选项”命令，在“视图”标签中取消“格式标记”下的“段落标记”项即可。

五、宏安全

为了防止宏病毒对文档造成侵害，我们有必要对宏病毒提供警告保护。

打开“工具”菜单，选择“宏”子菜单中的“安全性”命令，在这里我们就可以为其指定一个安全级别。

建议大家至少使用中、高级，不要使用低级。

图九

六、防范意外损坏丢失

对OFFICE文档提供保护，不仅仅是在保密上下功夫，除此之外我们还必须应付一些意外情况，例如文档损坏或断电丢失。

对于这些意外情况，只要我们事先做好防范，同样可以将损失降到最低点。

打开“工具”菜单下的“选项”命令，切换到“保存”标签，首先选中“保留备份”和“允许后台保存”两个选项，这样在我们保存原文档的同时，程序会自动生成一个WBK为后缀名的备份文档;其次为了防范断电、死机等意外情况的发生，我们还需要在“保存”标签中选中“自动保存时间间隔”，同时设置一个间隔的时间。

这样即使出现意外文档没有保存，也不用担心内容的丢失。

图十

合理运用上述方法，相信一定能够保证你文档的安全。